: DERECHO NOTARIAL

13.1 ¿QUÉ ES UNA NOTARÍA?

La notaría es un establecimiento donde se presta un servicio de carácter público, este es llamado fe pública (es aquella que da el notario como testigo especial del Estado en relación con los documentos que se le presenten, los hechos que ocurren en su presencia y las declaraciones que emiten los usuarios) en cabeza de ella se encuentra el Notario, quien es un Profesional de Derecho y su función principal es actuar como asesor, consejero y conciliador en materias que le competan, ya que orienta de conformidad con la ley vigente sobre el trámite que solicita el Usuario, aconseja a escoger la diligencia pertinente y evita que casos que tienen solución de común acuerdo sean solucionadas por un juez de la república.

El notario da la fe pública de los actos que se celebren por escritura pública tal como lo regula el Gobierno Nacional, sobre documentos que las personas quieran reconocer su contenido o su validez y sobre testimonios voluntarios bajo la gravedad de juramento.

¿QUE PUEDO HACER EN UNA NOTARÍA?

Dentro de una notaría se pueden realizar varios trámites, desde registrar un recién nacido hasta manifestar la voluntad al otorgar un testamento, sin embargo existen más diligencias notariales como:

Autenticaciones

Es cuando el notario da testimonio escrito de que las firmas que aparecen en un documento privado fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes y dando fe del dia en que el hecho ocurrió.

Requisitos

1. Asistir personalmente a la notaría.
2. Llevar su documento de identidad.
3. Llevar el documento que se va a autenticar impreso sin tachones ni enmendaduras.

Reconocimiento de firma y contenido

Las personas que hayan firmado un documento privado pueden acudir a cualquier notaría del país con el fin de que el Notario realice el reconocimiento de las firmas y del contenido.

Requisitos

1. Asistir personalmente a la notaría.
2. Llevar su documento de identidad.
3. Llevar el documento que se va a autenticar impreso sin tachones ni enmendaduras.

Extrajuicio o declaración bajo la gravedad de juramento

Son las declaraciones que las personas realizan de manera verbal o escrita ante el Notario en las que asegura bajo juramento la existencia de determinados hechos.

Requisitos

1. Asistir personalmente a la notaría.
2. Llevar su documento de identidad.
3. Llevar la declaración escrita para la revisión del notario o rendir su versión verbalmente.

Promesa de compraventa

Es un contrato que realizan las partes para celebrar en el futuro, otro contrato por escritura pública. La promesa de compraventa no hace propietario del inmueble al futuro comprador. Solo se adquiere la propiedad con la escritura pública debidamente registrada en la oficina de registro de instrumentos públicos.

Requisitos

1. La persona debe contar con plenas facultades. El notario verificará esta condición y la capacidad para hacer este contrato.
2. La promesa debe constar por escrito y debe contener fecha, hora y la notaría donde se va a celebrar el contrato futuro.
3. Las dos partes del contrato deben estar de acuerdo con lo contenido en el contrato.
4. El objeto de la promesa del contrato debe estar permitido por la ley.

¿QUE ES UNA ESCRITURA PÚBLICA?

Es un documento que contiene la declaración de voluntad de una o varias personas, emitidas ante el notario, para hacer un determinado contrato o acto jurídico individual.

El proceso de elaboración de una escritura pública tiene cuatro etapas en la notaría

1. Recepción: Consiste en percibir las declaración que hacen ante el Notario los interesados.
2. Extensión: Es la versión escrita de las declaraciones.
3. Otorgamiento: Es la lectura y aceptación del texto de lo que ha leído o ha oído el usuario, para que lo apruebe y lo firme.
4. Autorización: Es la fe que imprime el notario con su firma posterior a la firma de los interesados y después de cumplidos todos los requisitos formales del contrato respectivo.

¿QUE ES UN PODER?

Un poder es la autorización otorgada por una persona a otra para que lo represente en la realización de una o varias situaciones jurídicas, en los poderes se deben especificar las facultades precisas de las cuales el apoderado ejecutará y no se extralimitará

Los poderes pueden ser de dos clases:

Generales

Los poderes generales se utilizan con el fin de que el poderdante faculte a su apoderado para la realización de múltiples situaciones jurídicas, para otorgar esta clase de poder se debe suscribir una escritura pública.

Requisitos

1. Asistir personalmente a la notaría.
2. Llevar su documento de identidad.
3. Llevar la minuta que contenga las facultades que otorgara el poderdante.

Especiales

Los poderes especiales se otorgan con la finalidad de que el apoderado represente a su poderdante en la realización de una actividad específica, la característica principal de este tipo de poder es que sus facultades deben estar expresas en el documento como por ejemplo la facultad para cobrar o para firmar.

Los poderes especiales se otorgan mediante documento privado debidamente autenticado.

NOTA: Cuando se trate de actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles sólo procederá el poder general por escritura pública o especial, que contenga únicamente la identificación precisa del inmueble o inmuebles, su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral. Los poderes no requerirán linderos

DILIGENCIAS RELACIONADAS CON LAS PERSONAS

El estado civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, el pilar fundamental es su capacidad para ejercer ciertos derechos y contraer ciertas obligaciones, es indivisible, indisponible e imprescriptible y su asignación corresponde a la ley, el estado civil de las personas deriva de los hechos, actos y disposiciones legales que lo determinan.

Los hechos y actos sujetos al registro del estado civil deben por mandato legal ser inscritos especialmente los siguientes:

Nacimiento, matrimonio, muerte, reconocimiento de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, capitulaciones matrimoniales, divorcios, separación de cuerpos, cambios de nombres declaración de seudónimo entre otros.

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

Es el documento público indispensable para probar el estado civil de cada persona en el que se registran sus datos, y así poder identificarse ante las autoridades y ante la sociedad para ejercer sus derechos y cumplir sus obligaciones, la inscripción en el registro civil es gratuita.

Requisitos para registrar el nacimiento

1. Certificado de nacido vivo sin tachones ni enmendaduras, este documento es emitido por el medico, centro hospitalario, enfermera o persona que haya asistido a la madre en el parto.
2. Documentos de identificación de los padres o de las personas que estén autorizadas por la ley para realizar el registro.
3. Para los bebés que se registren después del mes de nacido y no cuenten con ninguno de los anteriores requisitos, se pueden presentar la partida de bautismo catolica o anotación de origen religioso, si es de otro credo.

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

Es el documento público necesario para probar el estado civil de casado, en el que se registran los datos  de los contrayentes y el acto del matrimonio. Sirve para adquirir derechos y cumpli con obligaciones entre sí, ante las autoridades y la sociedad.

Requisitos

1. Copia autentica del Registro civil de nacimiento de cada uno de los contrayentes.
2. Documento de identificación de cada uno de los contrayentes
3. Si el matrimonio fue católico, copia auténtica de la partida parroquial y fue de otra religión diferente a la catolica, copia autenticada por la confesión religiosa que tenga personería jurídica y esté inscrita en el registro de entidades religiosas del Ministerio del Interior.
4. Si el matrimonio se realizó ante juez, acta del matrimonio debidamente protocolizada en notaria.

REGISTRO CIVIL DE DEFUNCIÓN

Es el documento público que prueba el hecho de la muerte y su causa, sirve para que la defunción quede anotada en el Registro Civil de Nacimiento y en el Registro Civil de Matrimonio, si lo hubo. también permite el inicio de los tramite de sucesion.

Además, la diligencia de defunción la comunica el notario a la registraduría nacional del estado civil para cancelar la cédula de ciudadanía.

Requisitos

1. Denuncio de la defunción dentro de los dos días después de haber conocido el fallecimiento. De haber excedido este plazo debe presentar orden impartida por el inspector de policía previa solicitud escrita del interesado donde explica las causas del retraso.
2. Certificado médico de defunción o declaración de dos testigos cuando no haya médico en la localidad.
3. Copia de la cédula de ciudadanía del denunciante
4. Orden judicial, si la muerte fue violenta o se desconocen los motivos.
5. Para el caso de muerte presunta por desaparecimiento sentencia judicial en firme.

CAMBIO DE NOMBRE

El cambio de nombre puede ser para sustituir, rectificar corregir o adicionar alguno de sus componentes, es decir los nombres o los apellidos todo con el fin de fijar la identidad de la persona interesada y  puede ser cambiado una vez cuando se es menor de edad y una vez cuando se es mayor por medio de escritura pública ante notario.

Requisitos

1. Debe ser realizado directamente por la persona que quiere cambiarse el nombre y si el cambio de nombre es para un menor de edad, deben realizarlo sus padres o quien tenga la patria potestad.
2. Presentar documento de identidad y copia auténtica del registro civil de nacimiento que se va a modificar.

CORRECCIÓN COMPONENTE DE SEXO EN EL REGISTRO CIVIL

La corrección del componente de sexo en el registro civil consiste en la modificación en la casilla de sexo Masculino a Femenino o viceversa, esta corrección procede hasta en dos ocasiones y los cambios no podrán ser en un tiempo inferior de diez años entre cada uno, este trámite se perfecciona con otorgamiento de un escritura pública firmada por la persona interesada.

Requisitos

1. Copia simple del Registro Civil de Nacimiento.
2. Copia simple de la cédula de ciudadanía.
3. Declaración realizada bajo la gravedad de juramento. En esta declaración, la persona deberá indicar su voluntad de realizar la corrección de la casilla del componente sexo en el Registro del Estado Civil de Nacimiento.

La declaración debe hacer referencia a la construcción sociocultural que tenga la persona de su identidad sexual, el Notario no podrá exigir ninguna documentación o prueba adicional.

MATRIMONIO CIVIL CELEBRADO ENTRE COLOMBIANOS

Es un contrato solemne celebrado ante el notario, sin perjuicio de la competencia del Juez por el cual se unen legalmente un hombre y una mujer o dos personas del mismo sexo, con el propósito de vivir juntos, auxiliarse mutuamente constituir una familia y una comunidad de bienes. Por el hecho del matrimonio, nace la sociedad conyugal. El trámite termina con la firma del notaría en la escritura pública

Requisitos

1. Solicitud escrita ante el notario por ambos interesados o por intermedio de sus apoderados, con nombres, apellidos, documentos de identidad, lugar de nacimiento, edad, ocupación y domicilio de los contrayentes y nombres de sus padres, indicando que no tienen impedimento legal para celebrar el matrimonio
2. Copia auténtica de los registros civiles de nacimiento de los contrayentes, que no tengan más de tres meses de vigencia. Se requiere la copia completa que incluya el espacio de notas para establecer que no existe impedimento alguno, de igual modo con la nota que manifieste que es válido para contraer matrimonio.
3. Documento de identidad de los contrayentes.
4. Si uno de los contrayentes tiene entre catorce y diecisiete años, además, debe aportar autorización escrita firmada por sus padres. No es procedente el matrimonio donde intervenga un menor de 13 años.
5. Si se trata de segundas nupcias el registro civil de nacimiento del contrayente debe tener las notas de divorcio y liquidación de la sociedad conyugal anterior.
6. Puede contraerse matrimonio no solo estando presentes ambos contrayentes, sino también mediante poder especial otorgado el contrayente que se encuentre ausente.

Requisitos cuando uno de los contrayentes es extranjero

Además de los documentos señalados anteriormente los requisitos para contraer matrimonio con un extranjero son:

1. Certificado de soltería expedido por la autoridad competente del país de origen del contrayente
2. Copia autentica del Registro civil de nacimiento del ciudadano extranjero
3. Documento de identidad, pasaporte o cédula de ciudadanía de extranjería vigente.

DECLARACION DE UNION MARITAL DE HECHO ANTE NOTARIO

Es la manifestación ante notario sin perjuicio de la competencia del juez de la existencia de la unión entre dos personas que, sin estar casadas ante la ley, han estado conviviendo de manera permanente y libre, durante mínimo 2 años, el trámite termina con la firma del notario en la escritura pública.

Requisitos

1. Solicitud escrita en forma conjunta por los interesados que contenga, la designación del notario, nombre, identificación, edad, domicilio, y residencia de los interesados, la manifestación de común acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho y el tiempo que se lleva conviviendo.
2. Copia auténtica de los registros civiles de nacimiento de los contrayentes, que no tengan más de tres meses de vigencia. Se requiere la copia completa que incluya el espacio de notas para establecer que no existe impedimento alguno, con la nota válido para matrimonio o para acreditar parentesco.
3. Documento de identidad de los contrayentes.

CAPITULACIONES MATRIMONIALES

Son los acuerdos que hacen las personas que se van a casar (por matrimonio religioso  o civil) sobre los bienes que tiene o podran tener, para incluirlos o no en la sociedad conyugal.

Las capitulaciones se hacen antes de contraer matrimonio, si se hacen después del matrimonio no tendrán efectos jurídicos. El acto de las capitulaciones termina con la firma del Notario en la escritura pública.

Requisitos

1. Documento de identidad de los interesados
2. Relación detallada de los bienes muebles o inmuebles de las personas que contraerán nupcias y su manifestación de si los aportaran o los excluirán de la sociedad conyugal que nace con la celebración del matrimonio, de igual modo con las deudas de cada uno.
3. Paz y salvo de impuesto predial del año en que se otorgara la escritura de las capitulaciones.
4. Paz y Salvo de Valorización del año en que se otorgara la escritura.

DIVORCIO ANTE NOTARIO PÚBLICO

El divorcio es la disolución del vínculo matrimonial cuando se trate de matrimonio celebrado por la vía civil, y habrá cesación de los efectos civiles cuando el matrimonio fue celebrado por la vía religiosa, trámite que puede realizarse por vía notarial de conformidad con la legislación vigente.

Requisitos

1. Documento de identidad de los interesados.
2. Copia autentica registro civil de Nacimiento con el respectivo espacio de notas.
3. Copia autentica registro civil de Matrimonio.
4. Acuerdo entre los cónyuges que contenga su decisión voluntaria de divorciarse, como tambien cumplimiento de obligaciones alimenticias entre sí.
5. Se debe otorgar poder especial a un abogado en ejercicio ya que la ley Colombiana designa a los profesionales del derecho a llevar este tipo de trámites.
6. Si existen hijos menores de edad se debe aportar, copia auténtica del registro civil de nacimiento, acta debidamente suscrita en centro de conciliación que contenga la fijación de alimentos, custodia, visitas y cuidado permanente de los menores, si no se tiene el acta de conciliación esto se puede realizar mediante documento privado que será aprobado por el defensor del menor.
7. Como consecuencia del divorcio se debe adelantar la liquidación de la sociedad conyugal que nace con la celebración del matrimonio si se encuentra vigente, de lo contrario no será necesario.

LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD CONYUGAL

Se denomina como la distribución de bienes que se han adquirido durante la vigencia del matrimonio por los cónyuges conjunta o separadamente, este trámite se realiza con consecuencia del divorcio o en cualquier momento si los cónyuges se encuentran de acuerdo en esto.

Requisitos

1. Los cónyuges deben estar de común acuerdo.
2. Documento de identidad de los cónyuges.
3. Copia autentica Registro Civil de Matrimonio.
4. Títulos de propiedad de los bienes muebles o inmuebles que se hayan adquirido
5.  Paz y salvo de impuesto predial.
6. Paz y Salvo de Valorización.
7. Certificados de Tradición y Libertad
8. Si los inmuebles adquiridos se encuentran bajo el régimen de propiedad horizontal se debe aportar paz y salvo de administración si da lugar.
9. Inventario de avalúo de los bienes y deudas.
10. Trabajo de partición en el que se indique la distribución de los bienes y deudas de la sociedad.

SUCESIÓN POR CAUSA DE MUERTE

Este trámite se realiza cuando una persona que fallece adquirió en vida bienes muebles, inmuebles, derechos y obligaciones, que al morir sus herederos desean tener propiedad de estos. La repartición se realiza entre los herederos, acreedores y personas que crean tener derecho a reclamar, este trámite termina con la firma de la escritura por el Notario.

Para realizar este trámite por la vía notarial es necesario que todos los herederos se encuentren de acuerdo desde el inicio hasta el final de la sucesión de lo contrario deberá realizarse un juicio de sucesión por vía judicial.

Requisitos

1. Pruebas del estado civil (Copia auténtica registro civil de nacimiento de los herederos, matrimonio y defunción)
2. Se debe otorgar poder especial a un abogado en ejercicio ya que la ley Colombiana designa a los profesionales del derecho a llevar este tipo de trámites.
3. Solicitud de inicio de tramite de sucesion.
4. Inventario y avalúo de bienes del causante (fallecido).
5. Trabajo de partición
6. Títulos de adquisición de los bienes que adquirió en vida el causante
7. Certificado de Tradición y Libertad.
8. Paz y salvo de impuesto predial.
9. Paz y Salvo de Valorización.
10. Si los inmuebles adquiridos se encuentran bajo el régimen de propiedad horizontal se debe aportar paz y salvo de administración si da lugar.

DILIGENCIAS RELACIONADAS CON BIENES INMUEBLES

Por la vía notarial se realizan trámites  que la ley exige que se solemnice o legalice mediante el otorgamiento de una escritura, cuando se trate de disponer, gravar o limitar la propiedad algunos de estos son:

COMPRAVENTA

Es uno de los contratos más usuales para que una persona se convierta en propietario de una vivienda, una finca, un local, entre otros. La compraventa consiste en que una parte llamada vendedor ofrece un bien inmueble, y la otra parte llamada comprador ofrece una cantidad de dinero, si se llegare a un acuerdo se debe completar el negocio otorgando una escritura pública.

Requisitos

1. Documentos de identidad del vendedor y el comprador
2. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble objeto del contrato.
3. Paz y Salvo de Impuesto Predial vigente del año en curso.
4. Escritura pública de adquisición.
5. Si el inmueble se encuentra bajo el régimen de propiedad horizontal se debe aportar paz y salvo de la administración del mes que se va a otorgar la escritura pública.

Después de otorgar la escritura pública en la Notaría, se debe realizar la inscripción en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente para que ya quede perfeccionado el contrato de compraventa y el comprador sea considera el legítimo propietario.

PERMUTA

 Es un contrato que se realiza con el fin de intercambiar un inmueble por otro inmueble o por otro inmueble y dinero u objetos, para que la permuta sea procedente el pago se debe hacer en más porcentaje con un inmuebles u objetos que en dinero.

1. Documentos de identidad de los interesados.
2. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble objeto del contrato.
3. Paz y Salvo de Impuesto Predial vigente del año en curso.
4. Escritura pública de adquisición.
5. Si el inmueble se encuentra bajo el régimen de propiedad horizontal se debe aportar paz y salvo de la administración del mes que se va a otorgar la escritura pública.

Después de otorgar la escritura pública en la Notaría, se debe realizar la inscripción en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente para que ya quede perfeccionado el contrato de y los permutantes se consideran legítimos propietarios.

DONACIÓN

Es un acto que realiza una persona con el fin de transferir de forma gratuita e irrevocable un parte de sus bienes a otra persona, si se dona un bien inmueble se debe otorgar una escritura pública. Corresponde al Notario autorizar mediante escritura pública, las donaciones cuyo valor excedan los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, esta autorización se llama insinuación de la donación, las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes no requerirán de la insinuación.

Requisitos

 Documentos de identidad de los interesados.

1. Solicitud escritura debe ser presentada personal y conjuntamente por el donante y donatario o sus apoderados ante el Notario del donante.
2. Avalúo comercial del inmueble que se pretende donar.
3. Certificación de un contador público que manifieste que el donante conserva lo necesario para su cómoda subsistencia.
4. Documentos de identidad.
5. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble objeto del contrato.
6. Paz y Salvo de Impuesto Predial.
7. Paz y Salvo de Valorización.
8. Escritura pública de adquisición.
9. Si el inmueble se encuentra bajo el régimen de propiedad horizontal se debe aportar paz y salvo de la administración del mes que se va a otorgar la escritura pública.

Después de otorgar la escritura pública en la Notaría, se debe realizar la inscripción en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente para que ya quede perfeccionado el contrato de y el donatario se consideran el legítimo propietario.

HIPOTECA

La Hipoteca es un derecho de prenda que recae sobre bienes inmuebles y consiste en que un parte llamada Deudora ofrecer un bien inmueble a cambio del préstamo de cierta cantidad de dinero que posee la otra parte llamada Acreedora. La hipoteca se complementa con el otorgamiento de una escritura pública.

Requisitos

1. Documentos de identidad del Deudor y Acreedor.
2. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble objeto del contrato.
3. Paz y Salvo de Impuesto Predial vigente del año en curso.
4. Paz y Salvo de Valorización
5. Escritura pública de adquisición.

Después de otorgar la escritura pública en la Notaría, se debe realizar la inscripción en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente para que ya quede perfeccionado el contrato de y el Acreedor tenga su garantia y asi en la mayoría de los casos realiza el desembolso del dinero prestado.

AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR

Es una limitación a la propiedad creada por el Gobierno nacional con el fin de garantizar el derecho a la propiedad destinada a la habitación familiar, impide el embargo y esta a favor del cónyuge o compañero permanente. La afectación a vivienda familiar procede cuando el dueño del inmueble es  de estado civil casado con sociedad conyugal vigente o soltero con unión marital de hecho y se puede constituir voluntariamente o por ordenamiento legal.

Requisitos

1. Documentos de identidad de los interesados.
2. Certificado de Tradición y Libertad del inmueble objeto del contrato.
3. Escritura pública de adquisición.

CONCILIACIONES

NORMATIVIDAD

Decreto ley 960 de 1970

Decreto 1260 de 1970

Decreto 1664 de 2015

Ley 1 de 1976

Codigo Civil Colombiano

 Ley 258 de 1996

Decreto 902 de 1988

Decreto 2668 de 1988

Decreto 999 de 1988

Decreto 155 de 1989

Decreto 1227 de 2015

Decreto 1557 de 1989

Ley 54 de 1990

Ley 25 de 1992

Ley 675 de 2001